Szkolenie:
Termin:
Forma szkolenia:
Zakres szkolenia / program:
Podstawowe informacje o szkoleniu:
Proces cyfryzacji instytucji publicznych ciągle przyspiesza i jest nieuchronny. Obecnie procedowane zmiany ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wskazują na obligatoryjność EZD w jednostkach publicznych już od stycznia 2026 r.
W związku z powyższym zapraszamy na szkolenie, podczas którego przybliżone zostaną arkana elektronicznego zarządzania dokumentacją i jego ogólna charakterystyka, ale również zasady obiegu dokumentu elektronicznego we wciąż funkcjonującej kancelarii tradycyjnej.
Zajęcia poprowadzi wieloletni pracownik państwowej sieci archiwalnej, z 10-letnim doświadczeniem w codziennej obsłudze EZD PUW i nadzorze nad jednostkami stosującymi EZD.
Korzyści ze szkolenia:
– przekażemy podstawową wiedzę i umiejętności w zakresie systemów klasy EZD w przystępnej formie, dla osób planujących wdrożenie oraz rozpoczynających pracę z tymi systemami, zwłaszcza w wersji EZD PUW
– omówimy korzyści wynikające z wdrożenia EZD;
– wskażemy najczęstsze błędy we wdrożeniu i stosowaniu EZD oraz sposoby ich unikania;
– przedstawimy różnice między elektronicznym i tradycyjnym sposobem zarządzania dokumentacją, w tym jej archiwizacji, co pozwoli lepiej zrozumieć EZD;
– zapoznany z dostępnymi sposobami zarządzania dokumentem elektronicznym w kancelarii tradycyjnej – papierowej;
– udostępnimy materiały szkoleniowe dające możliwość dalszego samokształcenia;
– umożliwimy konsultacje z prowadzącym;
– przekażemy certyfikat odbycia szkolenia.
Zakres poruszanych zagadnień:
1. Wdrażanie EZD – konieczność czy potrzeba?
2. Czym jest i do czego służy EZD? Podstawowe pojęcia.
3. Czym jest dokument elektroniczny – różnice i podobieństwa z dokumentem papierowym?
4. Sposoby zarządzania dokumentem elektronicznym: systemy wspomagające, systemy dziedzinowe, nośniki danych, EZD jako system wspomagający dla systemu tradycyjnego, EZD jako system podstawowy. Wyjaśnienie różnic, korzyści i zasad stosowania.
5. Co zrobić z dokumentem elektronicznym w kancelarii tradycyjnej? (np. e-mail; nośniki danych; naturalny dokument elektroniczny – w komórce merytorycznej i archiwum zakładowym/składnicy akt)
6. Podstawowe funkcjonalności systemu klasy EZD na przykładzie EZD PUW, w tym:
– dobre praktyki związane z wdrożeniem systemu;
– podstawowe czynności kancelaryjne w EZD, w tym:
* obsługa korespondencji wpływającej i wychodzącej w EZD,
* dekretacja,
* zakładanie i prowadzenie spraw elektronicznych,
* czym są metadane, jak i dlaczego należy je uzupełniać,
* kompletowanie akt spraw w EZD,
* akceptacje i podpisy elektroniczne,
* współpraca między komórkami organizacyjnymi w instytucji w ramach EZD (udostępnianie),
* korespondencja wewnętrzna w EZD,
* co to jest skład chronologiczny – jak się go tworzy, obsługuje i archiwizuje,
* najważniejsze zalety systemu (np. raporty, wyszukiwanie informacji, przydatne funkcjonalności),
* najczęstsze trudności i błędy w stosowaniu EZD oraz sposoby ich unikania.
7. Różnice w stosowaniu elektronicznego i tradycyjnego zarządzania dokumentacją w zakresie archiwizacji, brakowania i przekazywania do archiwów państwowych:
– specyficzne wymogi archiwizacji nośników danych;
– na czym polega archiwizacja w EZD;
– na czym polega brakowanie dokumentacji elektronicznej;
– jak przekazać dokument elektroniczny kat. A do archiwum państwowego.
8. Konsultacje.
Adresaci szkolenia:
Osoby zatrudnione w samorządowych i państwowych jednostkach organizacyjnych wykonujące czynności za pomocą systemów elektronicznych wspomagających ich pracę, szczególnie rozpoczynające pracę w EZD lub planujące jego wdrożenie. Wszyscy inni zainteresowani wprowadzeniem w tematykę elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Informacje o prowadzącym:
Karol Maciejko
archiwista; nauczyciel; doktor nauk humanistycznych w zakresie historii i archiwistyki; długoletni pracownik państwowej służby archiwalnej w zakresie nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym, również w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją; urzędnik z 10-letnim doświadczeniem w codziennej pracy z EZD PUW jako systemu podstawowego; autor publikacji dot. archiwistyki; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki.
Informacje organizacyjne:
WARUNKIEM UCZESTNICZENIA W SZKOLENIU JEST PRAWIDŁOWE WYPEŁNIENIE I PRZESŁANIE WŁAŚCIWEGO FORMULARZA ZGŁOSZENIOWEGO.
ORGANIZATOR ZASTRZEGA SOBIE PRAWO DO ANULOWANIA TERMINU SZKOLENIA W PRZYPADKU NIEDOSTATECZNEJ LICZBY ZGŁOSZEŃ.
MAKSYMALNA LICZEBNOŚĆ GRUPY SZKOLENIOWEJ WYNOSI OKOŁO 20 OSÓB.
PODMIOTY PRYWATNE ORAZ OSOBY FIZYCZNE ZOBOWIĄZANE SĄ DO PRZESŁANIA POTWIERDZENIA OPŁACENIA SZKOLENIA NAJPÓŹNIEJ DO DNIA 10.05.2023 R. POTWIERDZENIE PRZELEWU NALEŻY PRZESŁAĆ NA ADRES SZKOLENIA@SAP.WAW.PL. W PRZYPADKU ANULOWANIA SZKOLENIA W NINIEJSZYM TERMINIE, ŚRODKI ZOSTANĄ ZWRÓCONE WPŁACAJĄCEMU LUB ZALICZONE NA POCZET KOLEJNEGO TERMINU SZKOLENIA.
Z UWAGI NA SPECYFIKĘ FORMY SZKOLENIA, ZALECA SIĘ ABY KAŻDY UCZESTNIK POSIADAŁ W TRAKCIE SZKOLENIA WŁĄCZONĄ KAMERĘ ORAZ MIKROFON. NAJPÓŹNIEJ NA DZIEŃ PRZED DATĄ SZKOLENIA, UCZESTNIK OTRZYMA LINK DO SPOTKANIA.
KAŻDY UCZESTNIK SZKOLENIA OTRZYMA ZAŚWIADCZENIE O UKOŃCZENIU SZKOLENIA WYDANE PRZEZ KRAJOWE CENTRUM EDUKACJI ARCHIWALNEJ STOWARZYSZENIA ARCHIWISTÓW POLSKICH.
DANE DO WPŁATY:
STOWARZYSZENIE ARCHIWISTÓW POLSKICH UL. BONIFRATERSKA 6/21, 00-213 WARSZAWA
NR 93 1140 1010 0000 5190 3500 1001 (MBANK);
W TYTULE PRZELEWU PROSIMY PODAĆ NAZWĘ SZKOLENIA ORAZ IMIĘ I NAZWISKO UCZESTNIKA
Czas trwania:
Cena:
Formularz zgłoszeniowy:
Informacje RODO:
Kontakt:
PYTANIA DOTYCZĄCE SZKOLENIA MOŻNA KIEROWAĆ NA ADRES SZKOLENIA@SAP.WAW.PL LUB POD NR TELEFONU: (22) 635 87 68