I Europejskie Warsztaty Archiwalne w Londynie pt. „Dyski, skanery, chmura, a może AI …? Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w Wielkiej Brytanii”

Sekcja „Archiwa Zakładowe” Stowarzyszenia Archiwistów Polskich organizuje w dniach 22-26 maja 2025 roku I Europejskie Warsztaty Archiwalne w Londynie pt. „Dyski, skanery, chmura, a może AI …? Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w Wielkiej Brytanii”. Warsztaty odbędą się w siedzibie Archiwum Narodowego w Londynie – największego archiwum brytyjskiego. W programie wydarzenia przewidziano wystąpienia polskich i zagranicznych prelegentów. Jednym z nich będzie dr Robert Stępień, autor monografii na temat współczesnej organizacji i działalności archiwów narodowych w Wielkiej Brytanii. Prelekcje na temat elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz archiwizacji cyfrowej wygłoszą pracownicy Archiwum Narodowego. Do udziału w wydarzeniu zaproszono też przedstawiciela największej brytyjskiej organizacji zawodowej  archiwistów, konserwatorów archiwalnych i zarządców dokumentacji – Archives and Records Assciation (ARA). Organizatorzy przewidzieli również czas na dyskusję. Uczestnicy warsztatów będą mieli możliwość zadawania pytań. Zebrane wspólnie spostrzeżenia i uwagi pozwolą na sformułowanie wniosków elektronicznego zarządzania dokumentacją w Polsce.

Nieodzownym elementem warsztatów będzie zwiedzanie Archiwum Narodowego w Londynie – instytucji nowoczesnej i otwartej dla potrzeb nauki i kreatywnego odpoczynku.

Będzie również czas na poznanie miasta. Zaplanowano następujące atrakcje: British Museum, Muzeum Victorii i Alberta, Science Museum, National History Museum, National Gallery, klasyczne spacery – Westminster, City of London, Covent Garden, Soho i Camden Town itp.

Partnerami wydarzenia są: AN2DI ANALOG TO DIGITAL, American Systems Sp. z o.o., Artec, BESKID PLUS, Ceiba, Skanowanie.pl.

Pobierz FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY

Relacja

Za nami niezwykle intensywne i inspirujące I Europejskie Warsztaty Archiwalne w Londynie! W dniach 22-26 maja 2025 roku uczestnicy mieli okazję zapoznać się z nowoczesnymi rozwiązaniami w zakresie zarządzania dokumentacją elektroniczną w Wielkiej Brytanii.

Kluczowym punktem programu była wizyta w The National Archives – centralnym archiwum Wielkiej Brytanii, które gromadzi imponujące ponad 250 kilometrów bieżących akt i zatrudnia ok. 500 pracowników. Archiwum korzysta z systemu Discovery, który zawiera informacje o zbiorach archiwalnych z całego kraju – również tych przechowywanych w instytucjach prywatnych. Co ciekawe, archiwum udostępnia online „zaledwie” 9 milionów skanów – mimo że liczba cyfrowych reprodukcji jest znacznie większa, wiele z nich (tworzonych także przez firmy i osoby prywatne) pozostaje dostępnych jedynie na miejscu.

W Wielkiej Brytanii nie funkcjonuje archiwalny nadzór państwowy – to aktotwórca odpowiada za dobór materiałów o charakterze trwałym, których do archiwów trafia ok. 5–7%. System kancelaryjny opiera się na koncepcji cyklu życia dokumentu, a wszystkie podmioty rządowe są zobowiązane (od 2004 r.) do korzystania systemów klasy EDRMS, odpowiadających za elektroniczny obieg dokumentów. The National Archives opracowuje jedynie standardy i rekomendacje, a przechowywanie danych zapewnia nowoczesna infrastruktura, w tym rozwiązania chmurowe.

Ważnym aspektem spotkań było omówienie roli sztucznej inteligencji, która wspiera m.in. klasyfikację i rejestrowanie korespondencji. Ogromne znaczenie przywiązuje się do metadanych, które stanowią kontekst powstawania dokumentu i zapewniają jego autentyczność w długim okresie. Z myślą o przyszłości w Wielkiej Brytanii prowadzi się archiwizację stron internetowych instytucji publicznych zobowiązanych do przekazywania akt do archiwów.

Transfer dokumentów elektronicznych odbywa się obecnie na dyskach twardych, ale rozwijany jest system teletransmisji danych. Niezwykle istotna jest standaryzacja i bezpieczeństwo – formaty muszą być kompatybilne ze sprzętem wykorzystywanym przez instytucje, a dokumenty przechowywane są w kilku kopiach zabezpieczających, lecz zawsze w ściśle określonym formacie.

W trakcie wizyty w The National Archives w Londynie uczestnicy mieli okazję zwiedzić magazyny archiwalne oraz fascynującą wystawę pt. „MI5: Official Secrets”, poświęconą historii brytyjskich służb specjalnych. Ekspozycja ukazuje ponad 100 lat działalności MI5 – Security Service, prezentując odtajnione dokumenty, zdjęcia, analizy i oryginalne materiały, które do niedawna pozostawały w ukryciu.

Wizyta w Londynie pokazała, jak ogromną wartość ma czerpanie wiedzy z doświadczeń innych narodów w podejściu do ochrony dziedzictwa narodowego. To właśnie dzięki takim spotkaniom polscy archiwiści mogą rozwijać kompetencje, szukać inspiracji i wspólnie kształtować przyszłość naszych archiwów.

Oprócz części merytorycznej nie zabrakło też odkrywania Londynu: od klasyki w postaci Westminsteru, Tower of London czy British Museum, po alternatywne Camden Town i wyjątkową wystawę twórczości Stanisława Wyspiańskiego w National Portrait Gallery.

Dziękujemy wszystkim uczestnikom za aktywny udział i wymianę doświadczeń – ten wyjazd to kolejny krok ku nowoczesnym, bezpiecznym i bardziej dostępnym archiwom!

I Europejskie Warsztaty Archiwalne w Londynie nie mogłyby się udać bez ludzi, którzy nadali temu wydarzeniu głębię, kierunek i klimat.

Ogromne podziękowania dla dr. Roberta Stępnia (UMCS) – autora monografii o archiwach narodowych Wielkiej Brytanii, który zadbał o merytoryczne fundamenty warsztatów i podzielił się swoją imponującą wiedzą.

Wdzięczność kierujemy również do Przemysława Franciszkiewicza – przewodniczącego Sekcji „Archiwa Zakładowe” SAP i do Agaty Radeckiej, skarbnika Sekcji – to oni byli sercem tej inicjatywy, jej pomysłodawcami i duszą organizacyjną. Dzięki nim wydarzenie miało nie tylko sens, ale i charakter.

Nie sposób nie wspomnieć o Krzysztofie Owczarku, który zadbał o to, by archiwalna przygoda w Londynie miała swoją niepowtarzalną atmosferę – łącząc wiedzę z pasją do miasta i jego historii.

Dziękujemy również sponsorom, bez których wsparcia to wydarzenie nie miałoby takiej skali: BESKID, skanowanie.pl, CEIBA, ARTEC, American Systems, An2di – dzięki Wam mogliśmy spojrzeć na archiwa z nowej perspektywy!