Odezwa zjazdowa VIII Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich
Szanowne Archiwistki, Szanowni Archiwiści,
Drogie Koleżanki i Koledzy
„Archiwa – zwierciadła czasu, skarbnice pamięci” to przesłanie i hasło VIII Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich, który odbędzie się w Łodzi, w dniach 7-9 wrześniu 2022 r.
Zawód archiwisty oraz archiwa i archiwalia, nad którymi sprawujemy pieczę, znajdują się w niezwykle ważnym i przełomowym dla przyszłości momencie. Dokonująca się na naszych oczach transformacja: od archiwistyki tradycyjnej do archiwistyki cyfrowej, od tradycyjnej registratury do elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją to wyzwania nie tylko dla całej społeczności archiwistów i zarządców dokumentacji, ale też dla całej administracji publicznej oraz archiwistyki jako nauki. Sprostanie tym wyzwaniom wymaga obecnie i wymagać będzie nadal przewartościowania wielu imperatywów i zasad wykonywania naszego zawodu.
Chcielibyśmy, aby VIII Powszechny Zjazd Archiwistów stał się płaszczyzną wymiany myśli i doświadczeń, miejscem prezentacji nowatorskich idei, dyskusji i sporów. Temu zamiarowi odpowiada nowa, otwarta formuła Zjazdu.
W miejsce licznych sesji, które w poprzednich latach organizowane były przez poszczególne sekcje Stowarzyszenia Archiwistów Polskich lub inne stowarzyszenia archiwalne, proponujemy cztery problemowe bloki tematyczne, nad którymi opiekę sprawować będą moderatorzy:
Blok pierwszy „Prawo archiwalne”;
Blok drugi „Wartościowanie dokumentacji”;
Blok trzeci „Archiwa życia codziennego”;
Blok czwarty „Informacja-nośnik-pamięć”.
Zaplanowaliśmy również możliwość przedstawienia w formie posterów dorobku badawczego i doświadczeń praktycznych przez pojedyncze osoby lub zespoły. Prezentacji posterów poświęcona będzie odrębna sesja, trwająca przez wszystkie dni zjazdowe.
Jesteśmy przekonani, że zaprezentowane wystąpienia staną się zaczynem interesującego i bogatego w nowe idee dyskursu nad współczesną kondycją zarówno zawodu archiwisty, jak i dziedziny archiwalnej jako całości. Mamy także nadzieję, że spotkania i dyskusje zaplanowane podczas Zjazdu przyczynią się do integracji naszego środowiska, do jego konsolidacji wokół wyzwań współczesności i przyszłości.
Serdecznie zapraszamy wszystkich archiwistów, zarządców dokumentacji, historyków, miłośników archiwistyki i każdego, którego sercu bliskie są sprawy archiwalne, do udziału w VIII Powszechnym Zjeździe Archiwistów Polskich.
Zapraszamy do aktywnego uczestnictwa w naszym wspólnym przedsięwzięciu i zgłaszania propozycji wystąpień do poszczególnych bloków tematycznych lub do sesji posterowej. Prosimy o zapoznanie się z zamieszczonymi poniżej założeniami oraz szczegółowymi zasadami i terminami zgłaszania referatów i posterów.
Do zobaczenia w Łodzi w przyszłym roku!
W imieniu Komitetu Programowo-Naukowego
VIII Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich
dr Paweł Pietrzyk – Przewodniczący Komitetu
Blok tematyczny: Prawo archiwalne
(dr hab. Marek Konstankiewicz, prof. UMCS)
Wyzwania stojące przed dzisiejszymi archiwami wymagają stosowania w ich działaniu zasad wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Regulacje prawa archiwalnego są powiązane z całym szeregiem innych przepisów dotyczących dostępu do informacji, określających moc dowodową dokumentów czy też zapewniających ochronę szeroko pojętych dóbr kultury. Jest to złożony kompleks norm zawartych w licznych aktach prawnych, należących do prawa administracyjnego, cywilnego i karnego, ze wzrastającym udziałem regulacji prawa międzynarodowego czy Unii Europejskiej. Stan ten wynika z dynamicznego rozwoju regulacji prawnych próbujących podążać za zmianami technicznymi i społecznymi.
Pracownicy archiwów wszelkich rodzajów posługują się w swej pracy normami prawnymi, które dostarczają im narzędzi niezbędnych do skutecznego gromadzenia, zabezpieczania i udostępniania archiwaliów. Publiczne instytucje archiwalne w toku swej działalności rozstrzygają o prawach i obowiązkach innych podmiotów – choćby użytkowników zasobu czy aktotwórców. Konieczna jest więc refleksja nad tym jak interpretować obowiązujące regulacje prawne, z poszanowaniem dorobku teoretycznego i metodycznego archiwistyki, zasad etycznych zawodu archiwisty i z uwzględnieniem zmieniających się potrzeb informacyjnych oraz różnorodności form i treści archiwaliów. Mając to wszystko na uwadze należy podjąć dyskusję nad racjonalnością istniejących rozwiązań wraz z identyfikacją wynikających z nich barier formalnych dla realizacji misji zawodu archiwisty, co pozwoli formułować postulaty legislacyjne.
Istotną częścią prawa archiwalnego są regulacje mające zapewnić ochronę archiwaliów przed zniszczeniem, uszkodzeniem, ale też naruszeniem ich autentyczności, zagubieniem, rozproszeniem czy zawłaszczeniem. Jednocześnie należy uwzględnić status własnościowy materiałów archiwalnych odpowiednio traktując te należące do podmiotów publicznych czy pozostające w rękach prywatnych, w tym w dyspozycji osób fizycznych. W tym kontekście rozpatrywać należy mechanizmy wspieranie właścicieli archiwaliów w należytej dbałości o nie. Nasuwa to pytanie o to jak pogodzić potrzebę ochrony unikatowych materiałów archiwalnych z poszanowaniem praw ich właścicieli.
Wyzwaniem dla przepisów dotyczących narastającego zasobu archiwalnego jest szybko postępująca elektronizacja dokumentacji, zmieniająca w coraz to nowych obszarach przyjęte dotąd sposoby organizowania zasobów informacyjnych. Jakie zatem są potrzebne narzędzia prawne pozwalające najskuteczniej zabezpieczyć archiwalia a jednocześnie nie utrudnić wykorzystywania dokumentacji w bieżącej działalności jej twórców ?
Wreszcie regulacje prawne wpływają na zakres i warunki udostępniania materiałów archiwalnych osobom nimi zainteresowanym – badaczom różnych dyscyplin naukowych, uczestnikom obrotu prawnego, osobom pragnącym poznać i wykorzystywać źródła archiwalne w celach publicystycznych, edukacyjnych, kulturalnych, komercyjnych czy dla zaspokojenia wszelkich innych potrzeb poznawczych i emocjonalnych. Podstawowym dylematem jest tu pogodzenie prawa dostępu do archiwaliów z potrzebą ochrony zawartych w nich informacji objętych prawnie regulowanymi tajemnicami czy stanowiących dane osobowe.
Blok tematyczny: Wartościowanie dokumentacji
(dr hab. Lucyna Harc)
Problematyka wartościowania, w tym wskazania kryteriów, jakie powinny być brane pod uwagę w procesie selekcji, powraca niezmiennie od dekad w dyskusjach archiwistów na świecie, także w polskim środowisku archiwalnym. Impulsy wywołujące pytania o zakres selekcji bywały w przeszłości różne (zmiany ustrojowe, przekształcenia własnościowe, gwałtowny przyrost dokumentacji w związku z komputeryzacją, zmiany w przepisach prawnych). Wciąż ważnymi tematami są m.in. masowość dokumentacji, konieczność przeprowadzania przez archiwa państwowe ekspertyz dotyczących twórców i wartościowania samej dokumentacji, czy prawnie uregulowany choć różnie oceniany proces uzgadniania i zatwierdzania instrukcji kancelaryjnych oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt. Czy obecnie funkcjonujące rozwiązania są optymalne? Jeśli archiwa chcemy traktować jak zwierciadła czasu i skarbnice pamięci, to być może czas na zmianę optyki. Za nami dekada stosowania systemów klasy EZD w administracji publicznej, przy jednoczesnym gromadzeniu dokumentacji papierowej w składach chronologicznych. Ostatnie lata, w tym okres pandemii, to czas skokowego wzrostu zainteresowania przechodzeniem do systemów elektronicznych. Czy gromadząc dokumenty w postaci elektronicznej nie powinniśmy zmienić spojrzenia na wartościowanie? Czy rację mają ci, którzy twierdzą, że w świecie cyfrowym można zachować wszystko? A jeśli wszystko, to co z zabezpieczeniem danych z systemów dziedzinowych i czy one też powinny podlegać wartościowaniu, podobnie jak dotychczas pozostające poza archiwizacją strony internetowe, zwłaszcza w domenie .gov.pl? Być może potrzebne jest zdefiniowanie na nowo miejsca i roli archiwów oraz archiwistów w ustaleniu, jaka dokumentacja i w jakiej ilości powinna być uznawana za materiały archiwalne. Może to też czas, aby o długości okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej decydowały w większym stopniu podmioty, które ją wytworzyły. A może to czas na standaryzację postępowania z dokumentacją bez względu na jej postać, w tym na ujednolicenie okresów po jakich materiały archiwalne powinny być przekazywane do archiwów historycznych (dziś innych dla dokumentacji w postaci tradycyjnej i elektronicznej). Samo wartościowanie wymaga pogodzenia możliwości archiwów (finansowych, lokalowych, organizacyjnych, związanych z zabezpieczeniem, przechowywaniem i opracowaniem) z potrzebami różnych grup użytkowników. Wyzwaniem jest również uczenie wartościowania adeptów archiwistyki. Własne doświadczenia z wartościowaniem mają podmioty z obszaru niepaństwowego zasobu archiwalnego. Wielość perspektyw i głosów powinna wyznaczyć nam kierunki na przyszłość.
Blok tematyczny: Archiwa życia codziennego
(dr hab. Waldemar Chorążyczewski, prof. UMK)
Życie codzienne jest pojęciem szerokim, obejmującym różne przejawy materialnych warunków życia człowieka, jak i jego intelektualnej aktywności. Dokumentowanie codzienności dotyka w szczególnie bezpośredni sposób wyzwania zapisanego w haśle zjazdowym, a obejmującego problematykę archiwów jako zwierciadeł czasu. Aby archiwa mogły stać się możliwie wiernym i wiarygodnym, budzącym zaufanie przyszłych pokoleń odzwierciedleniem bieżącej chwili, potrzebna jest refleksja nad strategią i procedurą działań dokumentacyjnych. Jak dawniejsze zwierciadła wymagały wielokrotnego polerowania dla uzyskania przez nie doskonałości, tak dzisiaj działania dokumentacyjne potrzebują spojrzenia na rzeczywistość z wielu perspektyw. Potrzebny jest punkt widzenia archiwów publicznych dziś najlepiej widoczny w inicjatywach takich jak Archiwum Pandemii czy Archiwa Pełne Pamięci. Czy jednak archiwa publiczne są w stanie dostrzec całe spektrum zjawisk duchowej i materialnej codzienności? Przy wielości zadań przed nimi stawianych czy mogą skupić się na tym jednym i czy potrafią bez reszty w realizację jego się zaangażować? Głębsze zaangażowanie dać mogą grupy społeczne emocjonalnie zainteresowanie w zabezpieczeniu pamięci o wydarzeniach, zjawiskach i procesach, które żywotnie ich dotyczą. Najbardziej elementarne przejawy codzienności, dotyczące już nie grup, a jednostek ludzkich, mają wyjątkową szansę zapisać się w archiwach prywatnych. Tym samym kluczowego znaczenia dla odzwierciedlania codzienności zyskują archiwa społeczne i archiwa rodzinne. Codzienność rozgrywa się jednak nie tylko w realnym świecie, ale też w cyberprzestrzeni. To tam przeniosły się już teraz najżywsze reakcje na to, co dotyka ludzkość w jej globalnym i partykularnym wymiarze. Nie można zatem wyobrazić sobie odzwierciedlania społecznej codzienności bez inicjatyw archiwizowania Internetu i to zarówno podejmowanych przez archiwa publiczne, jak i grupy społeczne i pojedynczych ludzi. Rodzi się pytanie czy archiwiści publiczni, społeczni i rodzinni są przygotowani do prowadzenia działań dokumentacyjnych? W zmieniającej się dynamicznie rzeczywistości, gdy powołanie dokumentacyjne i archiwalne poczuć może w pewnym momencie życia każdy, nie wystarcza zmiana programów studiów uniwersyteckich. Są to działania konieczne, ale równie ważne jest stworzenie narzędzi edukacji permanentnej i całożyciowej pozwalające każdemu chętnemu nabyć kompetencje dokumentalisty i archiwisty. Kluczowe wydaje się określenie i pielęgnowanie odpowiedniego zespołu postaw i zachowań, nowoczesnego archiwalnego etosu. Nie wyklucza to istotnego, służebnego charakteru prawa archiwalnego, sprzyjającego również oddolnym inicjatywom archiwalnym.
Blok tematyczny: Informacja-nośnik-pamięć
(dr hab. Magdalena Biniaś-Szkopek, prof. UAM)
W dobie społeczeństwa wiedzy archiwa i archiwiści jako strażnicy specyficznego rodzaju informacji, zyskali nowe miejsce w strukturze informacyjnej kraju. Dotychczasowy użytkownik pracowni naukowej korzystający z wszelkich form informacji archiwalnej, stojący do tej pory na końcu procesu udostępniania coraz bardziej oczekuje, że będzie jego współtwórcą i aktywnym elementem gry w przekazywanie informacji, w której do tej pory głównymi graczami byli archiwiści. Zmiany te, generując dość gwałtownie nowe zadania dla archiwów, nie sprawiają, że system informacji archiwalnej ulega automatycznemu dostosowaniu do nowych potrzeb, a wprowadzenie tychże wymaga nieustannej i pełnej zaangażowania pracy wielu osób.
Nowe, szybko wzrastające możliwości technologiczne w zakresie udostępniania zasobu, podobnie jak coraz lepsze rozwiązania w zakresie zabezpieczania i konserwacji materiałów archiwalnych, pozwalają z jednej strony na zwiększanie roli tych funkcji archiwów, a z drugiej wymagają stałej czujności wobec zmieniających się warunków społeczno-gospodarczych, a także generują nieustanną konieczność bycia przygotowanym na zmianę i otwarcia na rodzące się nowe możliwości, ale także zagrożenia związane choćby z ostatnim czasem pandemii.
Podstawowym celem bloku tematycznego Informacja – nośnik – pamięć będzie podjęcie wciąż niezwykle aktualnego dyskursu o podstawowych, tradycyjnych funkcjach archiwów (gromadzeniu, przechowywaniu, opracowywaniu, zabezpieczaniu, udostępnianiu archiwaliów). Podejmiemy dyskusję nad tym w jaki sposób uległy one rozwojowi w XXI wieku. Zadamy pytania o zmiany wzajemnych proporcji pomiędzy nimi, o ich nowe role i wzrost ich znaczenia, a przede wszystkim o to jak zamiany w zakresie tych funkcji wpływają na życie, potrzeby i funkcjonowanie świata archiwów. W ramach analizy grupy zadań, które w codziennej pracy archiwistów są realizowane i wciąż dostosowywane do aktualnych potrzeb społecznych, staną zagadnienia związane zarówno z podstawami metodyki opracowania, konieczności ciągłego tworzenia i poprawiania systemu informacji archiwalnej, przy równoczesnym stawianiu czoła zagadnieniom związanym z jednej strony z zabezpieczaniem i konserwacją zasobu, a z drugiej z nowymi formami udostępniania jakie dają cyfryzacja i szybko rozwijające się nowe technologie.
W ramach bloku tematycznego pracować planujemy w trzech obszarach: Budowa systemu informacji archiwalnej a gromadzenie i metodyka opracowania archiwaliów; nośnik informacji w archiwum a profilaktyka, zabezpieczanie i konserwacja materiałów archiwalnych; pamięć oderwana od nośnika, czyli o procesach digitalizacji materiałów archiwalnych.
Sesja posterowa (dr hab. Marlena Jabłońska, prof. UMK)
Sesja posterowa to część Zjazdu polegająca na przedstawieniu w formie graficznej (w postaci plakatu naukowego) najważniejszych tez, wniosków, wyników badań lub analiz dotyczących rozpatrywanego zagadnienia. Przygotowywane postery mogą dotyczyć tematyki poruszanej w ramach bloków tematycznych lub podczas warsztatów, ale także luźno nawiązywać do hasła zjazdu. Ważne, by przedstawiały autorskie spojrzenie, osobiste lub zespołowe doświadczenia, teoretyczne lub praktyczne ujęcia problemów.
Bez wątpienia będzie to nowa, dotychczas rzadko spotykana w świecie archiwalnym, forma wymiany myśli pozwalająca na bezpośredni kontakt i indywidualną relację pomiędzy autorem a audytorium. Planujemy przyjęcie do 40 posterów, które będą eksponowane przez wszystkie dni Zjazdu. Autorzy w wyznaczonym czasie zaprezentują swoje opracowania odpowiadając na pytania zainteresowanych, rozwijając szczególnie ciekawe wątki, komentując wyniki swoich badań lub doświadczeń zawodowych. Będzie to okazja bezpośredniego spotkania i wymiany poglądów. Plakaty zostaną również wydrukowane w formie broszury i dołączone do materiałów zjazdowych, tak by można było wcześniej zapoznać się z ich treścią i przygotować do dyskusji.
Sesja posterowa jako część VIII PZAP stanowiła będzie znak czasu, świeżą formułę otwartej dyskusji nad współczesnymi problemami świata archiwów, gdzie nie ma monopolu na wiedzę, ale jest gotowość do wymiany myśli i konfrontacji poglądów. Zachęcamy do wzięcia udziału w tej formie prezentacji badań własnych, obserwacji i wniosków.
Koszt wydruku posterów pokryje organizator Zjazdu.
Zasady i terminy zgłaszania referatów i posterów
Planujemy, by wszystkie wystąpienia dostępne były w wersji cyfrowej jeszcze przed rozpoczęciem VIII PZAP. W trakcie obrad autorzy zaprezentują główne tezy jako wstęp do dyskusji.
Referaty i postery zjazdowe przygotowane w formie komunikatów zostaną opublikowane po Zjeździe w pamiętniku, który chcielibyśmy wydać już wiosną 2023 roku. Autorzy tekstów będą mieli możliwość w ciągu 6 tygodni od zakończenia Zjazdu uzupełnić swoje wystąpienia i oddać je do druku do końca października 2022 roku.
Nadesłane propozycje wystąpień zostaną przedstawione Komitetowi Programowo-Naukowemu, który dokona wyboru i ogłosi program Zjazdu.
Adres do nadsyłania propozycji referatów i posterów: pzap_referaty@sap.waw.pl
Termin nadesłania tytułu wystąpienia wraz z abstraktem i nazwą bloku: 30.09.2021 r.
Termin nadesłania zgłoszenia do sesji posterowej: 30.09.2021 r.
Termin ogłoszenia programu Zjazdu: 31.12.2021 r.
Termin nadsyłania projektów posterów: 30.05.2022 r.
Termin nadsyłania teksów referatów: 30.06.2022 r.
Termin nadsyłania tekstów do pamiętnika Zjazdu: 30.10.2022 r.
Wszystkie wskazane terminy są nieprzekraczalne.
