Aktywne archiwum zewnętrzne
Powierzoną naszej pieczy dokumentację przechowujemy we własnych (niedzierżawionych) magazynach archiwalnych, zabezpieczonych najnowocześniejszymi systemami przeciwpożarowymi i antywłamaniowymi.
Dokumentację elektroniczną zapisaną na dowolnych nośnikach danych przechowujemy w specjalistycznych szafach ognioodpornych posiadających atest odporności pożarowej VDMA 24991/EN 1041-1.
Dokumentacja może być udostępniona na miejscu (w odpowiednio przygotowanym pomieszczeniu), dostarczana bezpośrednio do siedziby Klienta w ciągu trzech godzin od momentu zamówienia lub też przesyłana w bezpieczny sposób drogą elektroniczną. Wszelkie operacje rejestrowane są w systemie informatycznym. Powierzona dokumentacja objęta jest ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej deliktowej i kontraktowej oraz ubezpieczeniem RODO.
Oferujemy
01
Odbiór dokumentów od klienta
Dostarczenie pustych pojemników archiwizacyjnych do klienta, umówienie dogodnego dla klienta terminu odbioru dokumentów, odbiór dokumentów w dowolnym miejscu na terenie całego kraju, ewentualne zaplombowanie pojemników w celu utajnienia ich zawartości, sporządzenie i podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcia akt.
02
Katalogowanie dokumentów
Uzgodnienie z klientem optymalnej formy ewidencji akt, ustalenie szczegółowości ewidencyjnej oraz kryteriów wyszukiwania dokumentów w bazie danych Stowarzyszenia, ustalenie obowiązkowego czasu przechowywania akt w archiwum.
03
Umieszczanie w archiwum, rejestracja
Zastosowanie kodów kreskowych w systemie zarządzania archiwum, rejestracja pojemników z aktami w systemie magazynowych Stowarzyszenia (określenie położenia pojemnika w archiwum), wprowadzenie informacji o zawartości pojemnika do bazy danych Stowarzyszenia, przesłanie klientowi potwierdzenia zarejestrowania dokumentów w archiwum.
04
Udostępnianie dokumentacji (24/7)
Dostarczanie do siedziby firmy wskazanego pojemnika z aktami lub wybranych akt, nieodpłatne udostępnianie akt na miejscu w specjalnie wyposażonym pomieszczeniu (kserokopiarka, skaner, komputer), przesyłanie zeskanowanych obrazów dokumentów drogą elektroniczną, przesyłanie kopii dokumentów drogą faksową
05
Niszczenie dokumentów
Przesyłanie do klienta wykazu przeterminowanych dokumentów do wybrakowania w celu uzyskania jego akceptacji, przygotowanie dokumentacji wymaganej do wszczęcia formalnej procedury niszczenia akt, zniszczenie dokumentacji, potwierdzenie wykonania usługi
06
Zabezpieczenie
Systemy sygnalizacji włamania i napadu, systemy sygnalizacji pożarowej, 24 godzinny monitoring oraz ochrona fizyczna, system telewizji przemysłowej, rejestrowana kontrola dostępu do pomieszczeń archiwum, polisa ubezpieczeniowa z szerokim pokryciem odpowiedzialności cywilnej za szkody w mieniu przechowywanym jak również odpowiedzialności cywilnej kontraktowej, komputerowa kontrola udostępnień