XVI Zjazd delegatów

XVI Zjazd Delegatów

II część XVI Krajowego Zjazdu Delegatów:
Termin – 05 listopada 2022 r. w godz. 10.00-16.00 (zapewniona przerwa kawowa i obiad);
Miejsce obrad: Hotel Lord, al. Krakowska 218, 02-219 Warszawa-Okęcie (dojazd z Dworca Centralnego – (dojazd tramwajem nr 7 lub 9 z przystanku Dworzec Centralny 08).
Proszę pamiętać o zabraniu ze sobą mandatu delegata (jeśli delegat nie był obecny podczas I części Zjazdu, mandat zostanie mu wydany przed rozpoczęciem obrad II części Zjazdu).

 

I CZĘŚĆ XVI KZD:

PORZĄDEK OBRAD 

REGULAMIN OBRAD

RAMY CZASOWE OBRAD – 9-10 WRZEŚNIA 2022

INFORMACJE ORGANIZACYJNE

Mapka miasteczka akademickiego – DO POBRANIA

 REJESTRACJA DELEGATÓW

  1. Miejsce rejestracji  – Wydział Filologiczny Uniwersytetu Łódzkiego, Aula nr 1, ul. Pomorska 171/173, Łódź;
  2. Rejestracja – od godz. 14.00

NOCLEGI

  1. 10 Dom Studenta, ul. Lumumby 12, Łódź; – zakwaterowanie możliwe od godz. 6.00 w dniu noclegu, wymeldowanie do godz. 18.00 w dnu ostatniego noclegu;
  2. 2 Dom Studenta, ul. Lumumby – zakwaterowanie możliwe od godz. od godz. 6.00 w dniu noclegu, wymeldowanie do godz. 18.00 w dniu ostatniego noclegu;
  3. O miejscu noclegu uczestnik może dowiedzieć się w trakcie rejestracji lub pod numerem telefonu: 22 831-31-71, 22 831-83-63 (telefony czynne do godziny 15:00) lub mailem: zjazd2022@sap.waw.pl;

WYŻYWIENIE

  1. Śniadania oraz obiady – Stołówka Studencka, ul. Lumumby 14, Łódź;
  2. Karty na posiłki będą wydawane podczas rejestracji.
  3. Godziny posiłków:
  • śniadania w godz. 7.00-9.00;
  • obiady w godz. 13.00-15.00

KOLACJA DLA DELEGATÓW

  1. Kolacja odbywa się w dniu 09 września w godz. 20,00-23.00, miejsce kolacji to: Łódzka Strefa Ekonomiczna, ul. Ks. Biskupa W. Tymienieckiego 22G, Łódź;
  2. Dojazd na kolację dla delegatów autokarami: odjazd o godz. 19.45 z ul. Lumumby 12, Łódź;
  3. Powrót na ul. Lumumby 12 o godz. 23.00;

UCHWAŁA  nr 4/2021
Zarządu Głównego Stowarzyszenia Archiwistów Polskich
z dnia 02 października 2021 r.
Zarząd Główny SAP na posiedzeniu w dniu 02 października 2021 r.  podjął uchwałę o powołaniu składu Komitetu Organizacyjnego XVI Krajowego Zjazdu Delegatów SAP w 2022 r.:
Wiesław Nowosad – Sekretarz Generalny Stowarzyszenia Archiwistów Polskich
Andrzej Jabłoński – Skarbnik Stowarzyszenia Archiwistów Polskich
Jan Miłosz – Członek Zarządu Głównego Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, Przewodniczący Komisji Statutowej SAP
Piotr Zawilski – Dyrektor Archiwum Państwowego w Łodzi, Przewodniczący Komitetu Organizacyjnego VIII PZAP
Janusz Kuligowski – Członek Zarządu Głównego Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

UCHWAŁA  nr 5/2021
Zarządu Głównego Stowarzyszenia Archiwistów Polskich
z dnia 02 października 2021 r.
w sprawie powołania Komisji Statutowej przed XVI Krajowym Zjazdem Delegatów

Na podstawie § 37 ust. 1 p. 6 Statutu Stowarzyszenia Archiwistów Polskich uchwalonego na XV Krajowym Zjeździe Delegatów w dniu 23 września 2017 r. postanawia się co następuje:
Par. 1
Powołuje się Komisję Statutową przed XVI Krajowym Zjazdem Delegatów w składzie:
przewodniczący- Jan Miłosz
członkowie:  Elżbieta Rogal, Ryszard Wójtowicz
Par. 2
Zadaniem Komisji Statutowej jest przygotowanie w terminie do 31 grudnia 2021 r. wstępnych założeń zmian w obowiązującym Statucie SAP, a następnie w oparciu o uwagi zgłoszone na rocznych zebraniach sprawozdawczych w oddziałach oraz indywidualnie przez członków Stowarzyszenia, przedstawienie w terminie do 10 maja 2022 r. projektu zmian w Statucie, który będzie poddany konsultacjom na zebraniach sprawozdawczo -wyborczych w oddziałach terenowych.
Par. 3
Propozycje zmian w obowiązującym Statucie mogą również zgłaszać do Komisji Statutowej organy statutowe Stowarzyszenia.
Par. 4
Po konsultacjach podczas zebrań sprawozdawczo-wyborczych Komisja Statutowa przedstawi w terminie do 30 czerwca 2022 r. ostateczną wersję proponowanych zmian, która zostanie przedstawiona pod obrady XVI Krajowego Zjazdu Delegatów.
Par. 5
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała nr 6/2021
Zarządu Głównego
Stowarzyszenia Archiwistów Polskich
z dnia 02 października 2021 r.
w sprawie zwołania XVI Krajowego Zjazdu Delegatów SAP
 
Na podstawie § 29 oraz § 37 ust. 1 p. 2 Statutu Stowarzyszenia Archiwistów Polskich uchwalonym na XV Krajowym Zjeździe Delegatów w dniu 23 września 2017 r. postanawia się co następuje:
Par. 1
Zwołuje się w dniach od 09 do 10 września 2022 r. XVI Krajowy Zjazd Delegatów Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.
Par. 2
Miejscem obrad XVI Krajowego Zjazdu Delegatów Stowarzyszenia Archiwistów Polskich będzie Uniwersytet Łódzki Wydział Filologiczny, ul. Pomorska 181, Łodź.
Par. 3
Przygotowaniami do XVI Krajowego Zjazdu Delegatów Stowarzyszenia Archiwistów Polskich kieruje Komitet Organizacyjny XVI KZD powołany uchwałą Zarządu Głównego SAP w dniu 02 października 2021 r.
Par. 4
Załącznik do niniejszej Uchwały określa szczegółowy harmonogram przygotowań do XVI Krajowego Zjazdu Delegatów Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.
Par. 5
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik  do Uchwały ZG  nr 6/2021

Harmonogram
przygotowań do XVI Krajowego Zjazdu Delegatów
Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

1. Podjęcie przez Zarząd Główny Stowarzyszenia Archiwistów Polskich uchwały w sprawie rozpoczęcia kampanii wyborczej XVI Krajowego Zjazdu Delegatów SAP.
2. Przesłanie w terminie do dnia 05 listopada 2021 r. do wszystkich oddziałów materiałów Zarządu Głównego SAP związanych z XVI Krajowym Zjazdem Delegatów Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.
3. W terminie do 28 lutego 2022 r. we wszystkich oddziałach terenowych odbędą się zebrania roczne, w których zobowiązuje się do: a) uaktualnienia liczby członków oddziału. Dane te, po spełnieniu formalnych kryteriów będą „kluczem” wyborów delegatów na XVI KZD, b) przygotowania propozycji ewentualnych zmian w obowiązującym Statucie SAP.
4. Protokoły z rocznych zebrań sprawozdawczych należy dostarczyć do Biura ZG SAP w nieprzekraczalnym terminie do 10 marca 2022 r.
5. W terminie do 30 marca 2022 r. zwołane zostanie posiedzenie Komitetu Organizacyjnego XVI KZD.
6. W terminie do 30 kwietnia 2022 r. Komitet Organizacyjny przedstawi Zarządowi Głównemu SAP stan przygotowań do XVI KZD, a Komisja Statutowa propozycję wstępnych zmian w Statucie SAP.
7. W terminie do 10 maja 2022 r. Komisja Statutowa przedstawi projekt zmian w Statucie SAP.
8. W terminie od 01 maja do 31 maja 2022 r. we wszystkich oddziałach odbędą się, w miarę możliwości z udziałem członków Prezydium ZG SAP, zebrania sprawozdawczo-wyborcze władz oddziału wraz z wyborem delegatów na XVI KZD.
9. W terminie do 24 czerwca 2022 r. ZG SAP zatwierdzi materiały zjazdowe i skieruje je do publikacji w kwartalniku „Archiwista Polskim”.
10. W terminie do 30 czerwca 2022 r. sprawozdanie z kadencji 2017 – 2022 przedstawi Główna Komisja Rewizyjna oraz Sąd Koleżeński. Sprawozdania te zostaną również opublikowane w kwartalniku „Archiwista Polski”.
11. Do 04 lipca 2022 r. zwołane zostanie ostatnie posiedzenie Zarządu Głównego SAP.

SKRÓCONY HARMONOGRAM

Uchwała nr 7/2021
Zarządu Głównego
Stowarzyszenia Archiwistów Polskich
z dnia 02 października 2021 r.
w sprawie rozpoczęcia kampanii wyborczej przed 
XVI Krajowym Zjazdem Delegatów SAP                                                                                 

Na podstawie § 29 oraz § 37 ust. 1 p. 2 i 6 Statutu Stowarzyszenia Archiwistów Polskich uchwalonym na XV Krajowym Zjeździe Delegatów w dniu 23 września 2017 r. postanawia się co następuje:
Par. 1
Rozpocząć kampanię sprawozdawczo-wyborczą  przed XVI Krajowym Zjazdem Delegatów Stowarzyszenia Archiwistów Polskich  z dniem 3 stycznia 2022 r.
Par. 2
Zobowiązuje oddziały terenowe Stowarzyszenia w terminie do 28 lutego 2022 r. do:
1. Odbycia dorocznych zebrań sprawozdawczych.
2. Przeprowadzenia jak najszerszej dyskusji nad propozycjami zmian w statucie Stowarzyszenia.
3. Uregulowania wszystkich spraw członkowskich, zgodnie z zapisem § 19 Statutu SAP.
Par. 3
W terminie do 10 marca 2022 r. przesłać do Biura Zarządu Głównego SAP:
1. Protokołów z odbytych zebrań
2. Aktualnego wykazu członków zwyczajnych oddziału.
3. Uwag do projektu zmian w statucie przygotowanych przez Komisję Statutową
Par. 4
1. W terminie od 01 maja do 31 maja 2022 r. przeprowadzić zebrania sprawozdawczo- wyborcze we wszystkich oddziałach terenowych.
2. Szczegółowy przebieg walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych i wyboru delegatów na XVI Krajowy Zjazd Delegatów określa przyjęty przez Zarząd Główny „Regulamin” stanowiący załącznik nr 1 do niniejszych uchwały.
Par. 5
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik nr 1
do Uchwały ZG nr 7/2021
       
REGULAMIN
przeprowadzenia zebrań sprawozdawczo-wyborczych w oddziałach terenowych
i wyboru delegatów na XVI Krajowy Zjazd Delegatów
Stowarzyszenia Archiwistów Polskich
w okresie od 01 maja do 31 maja 2022 r.

1. O terminie walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego należy powiadomić wszystkich członków zwyczajnych, honorowych i wspierających najpóźniej na 14 dni przed dniem zebrania.
2. W tym samym terminie należy powiadomić Biuro Zarządu Głównego, które w miarę możliwości zapewni w nich udział członków władz Stowarzyszenia.
3. Walne zebrania sprawozdawczo-wyborcze muszą uwzględnić następujące punkty obrad:
a) Otwarcie zebrania.
b) Wybór przewodniczącego zebrania (nie może być nim członek ustępujących władz).
c) Wybór sekretarza zebrania (protokolanta).
d) Przyjęcie regulaminu obrad.
e) Sprawozdanie z działalności oddziału za okres 2017 – 2022
f) Stanowisko Komisji Rewizyjnej oddziału.
g) Sprawozdanie Komisji Rewizyjnej oddziału.
h) Dyskusja nad sprawozdaniami i udzielenie absolutorium ustępującym władzom (podjęcie uchwały – może być głosowanie jawne).
i) Dyskusja nad projektem zmian w Statucie Stowarzyszenia przygotowanym przez Komisję Statutową powołaną Uchwałą nr 5/2021 ZG SAP z dnia 02 października
j) Stanowisko oddziału wobec propozycji zmian statutowych.
k) Wybory władz oddziału i członków komisji rewizyjnej (wybory tajne).
l) Ukonstytuowanie się nowych władz oddziału.
ł) Dyskusja i przyjęcie programu działania na kadencję 2022 – 2027
m) Wybory delegatów na XVI Krajowy Zjazd Delegatów SAP (wybory tajne)
– Klucz: 1 delegat na 10 członków (przy liczbie 15, 25, 35 itd. – zaokrąglenie w „górę”)
– Oświadczenie delegatów, że w przypadku wyboru będą uczestniczyć w XVI KDZ w dniach 09-10 września 2022 r. (załącznik nr 2)
4. Protokoły walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych oraz protokołów wyboru władz oddziału, a także wyboru delegatów na XVI KZD oraz oświadczenie stanowiące załącznik nr 2, należy niezwłocznie, ale najpóźniej do 15 czerwca 2022 r. przesłać do Biura Zarządu Głównego SAP.

Załącznik nr 2
do Uchwały ZG nr 7/2021

Uchwała ZO nr … z dnia …
(pieczątka Oddziału SAP)                                                                      

Oświadczenie Delegata na XVI Krajowy Zjazd Delegatów
Stowarzyszenia Archiwistów Polskich
w dniach 09-10 września 2022 r w kadencji  2022 – 2027

Ja niżej podpisany(a):

  • Imię i nazwisko …
  • Dane kontaktowe [1]:

adres do korespondencji …
telefon …, e-mail …

  • Miejsce i adres zatrudnienia …
  1. Oświadczam, iż zgodnie z § 28 ust. 6 i 7 Statutu SAP uchwalonym na XV Krajowym Zjeździe Delegatów w dniu 23 września 2017 r., nie pełnię funkcji we władzach innych stowarzyszeń o podobnych do Stowarzyszenia Archiwistów Polskich celach i formach działania oraz nie prowadzę profesjonalnie zarejestrowanej działalności gospodarczej w zakresie usług archiwalnych ani też nie jestem pracownikiem, współpracownikiem firmy świadczącej takie usługi.
  1. Deklaruję udział w XVI Krajowym Zjeździe Delegatów Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, który odbędzie się w dniach 09-10 września 2022 roku w Łodzi.

………………………………
(data i podpis Delegata)

  • Administratorem danych jest Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, ul. Bonifraterska 6/21, 00-213 Warszawa. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem poczty elektronicznej: iod@sap.waw.pl.
  • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu organizacji XVI Krajowego Zjazdu Delegatów SAP i kontaktowania się z Panią/Panem w sprawach związanych z wykonywaniem mandatu delegata – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) tj. na podstawie przesłanki wykonania umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub podjęcia działań na żądanie tej osoby[2].
  • Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom przetwarzającym dane w imieniu i na rzecz SAP, w szczególności podmiotom zajmującym się obsługą księgową, informatyczną lub prawną STO, podmiotom uprawnionym do kontroli i nadzoru działalności SAP oraz podmiotom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
  • W przypadku wybrania Pani/Pana do zarządu lub organu kontroli wewnętrznej SAP, Pani/Pana dane będą przekazane i ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz w serwisie www SAP i na profilach SAP w serwisie Facebook i w innych mediach społecznościowych. W takim przypadku na potrzeby dokonania zgłoszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym będzie Pani/Pan zobowiązana/y do podania dodatkowych danych: numeru PESEL oraz drugiego imienia i drugiego członu nazwiska jeśli Pani/Pan takowe posiada. Obowiązek podania tych danych wynika z Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania (Dz.U. z 2021 r. poz. 1173).
  • Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres przechowywania dokumentacji wynikający z obowiązujących przepisów prawa i instrukcji archiwalnej SAP.
  • Posiada Pani/Pan prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania, a także prawo do przeniesienia danych. Korzystanie z tych praw odbywa się na warunkach i na zasadach określonych w RODO.
  • Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa (gov.pl).
  • Podanie danych osobowych oraz złożenie oświadczenia o spełnianiu statutowych warunków wykonywania mandatu delegata jest dobrowolne ale niezbędne do wzięcia udziału w XVI Krajowym Zjeździe Delegatów SAP i otrzymywania korespondencji związanej z organizacją Zjazdu i wykonywaniem mandatu delegata. Podanie numeru telefonu oraz adresu poczty elektronicznej jest dobrowolne.

[1] Podanie numeru telefonu oraz adresu poczty elektronicznej jest dobrowolne.
[2] Zgodnie z dominującą linią orzeczniczą oraz komentarzami do ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. prawo o stowarzyszeniach (tj. Dz.U. z 2017 r., poz. 210), członkostwo w stowarzyszeniu ma charakter umowy cywilnoprawnej.