Nowe standardy przechowywania zbiorów archiwalnych i bibliotecznych – co zmienia norma ISO 11799:2024?

We wrześniu 2024 roku opublikowano trzecie wydanie międzynarodowej normy ISO 11799:2024, która definiuje wymagania dotyczące przechowywania dokumentów w archiwach i bibliotekach. Dokument zastępuje poprzednią wersję z 2015 roku i wprowadza szereg istotnych aktualizacji, wynikających z rozwoju wiedzy o ochronie zbiorów, efektywności energetycznej, zarządzaniu ryzykiem oraz nowych standardów związanych z budownictwem i konserwacją materiałów.
Nowa norma obejmuje zarówno projektowanie nowych repozytoriów, jak i adaptację istniejących obiektów. Kładzie szczególny nacisk na stabilne, bezpieczne środowisko przechowywania, efektywność energetyczną oraz zarządzanie danymi o środowisku. W praktyce oznacza to zmianę podejścia do projektowania archiwów i bibliotek – bardziej systemowego, interdyscyplinarnego oraz opartego na analizie ryzyka.

Dlaczego wprowadzono nowe wydanie normy?
Zmiany w technologii budowlanej, rozwój narzędzi do monitorowania środowiska, nowe dane dotyczące degradacji materiałów oraz rosnąca świadomość klimatyczna wymagały aktualizacji zasad związanych z przechowywaniem zbiorów. Norma 2024:

• integruje wiedzę z nowych raportów technicznych ISO, m.in. ISO/TR 19814 i ISO/TR 19815
• wzmacnia wymagania dotyczące projektowania budynków
• rozszerza zakres oceny ryzyka środowiskowego i konstrukcyjnego
• wprowadza precyzyjne parametry i progi techniczne
• kładzie nacisk na zrównoważoną, energooszczędną eksploatację obiektów

W efekcie instytucje otrzymują narzędzie, które łączy ochronę zbiorów z nowoczesnymi standardami inżynieryjnymi i konserwatorskimi.

Najważniejsze zmiany w ISO 11799:2024
Poniżej przedstawiono kluczowe obszary modyfikacji – te, które mają największe znaczenie dla praktyki archiwów i bibliotek.

1. Aktualizacja odniesień do norm i raportów technicznych

Nowe wydanie integruje szeroki zakres współczesnych dokumentów ISO, które w ostatnich latach porządkują wiedzę o zarządzaniu zbiorami oraz środowiskiem przechowywania.
Dwa szczególnie ważne dokumenty to:

• ISO/TR 19814 – zarządzanie zbiorami archiwalnymi i bibliotecznymi
• ISO/TR 19815 – zarządzanie warunkami środowiskowymi

Ich uwzględnienie sprawia, że norma jest spójniejsza z aktualnymi praktykami, a instytucje otrzymują bardziej holistyczne podejście do ochrony zasobów.

2. Rozszerzenie wytycznych dotyczących budynków i konstrukcji

Nowa norma szczegółowo opisuje tkaninę budowlaną repozytorium, w tym:

• konstrukcję ścian, fundamentów i dachów
• znaczenie masy termicznej i izolacji
• szczelność powietrzną
• odgazowywanie materiałów budowlanych
• układ funkcjonalny ograniczający ryzyka wodne i klimatyczne

Jest to jedna z najbardziej rozbudowanych części nowej normy. W praktyce oznacza konieczność ścisłej współpracy projektantów i konserwatorów już od wczesnego etapu budowy lub modernizacji.

3. Zrównoważone zarządzanie środowiskiem przechowywania

ISO 11799:2024 wprowadza spójne podejście do efektywności energetycznej repozytoriów:

• promuje stabilność termiczną wynikającą z konstrukcji budynku
• dopuszcza elastyczne zakresy temperatur i wilgotności, jeśli nie zagraża to zbiorom
• zachęca do ograniczenia mechanicznej regulacji HVAC tam, gdzie jest to możliwe
• wprowadza pojęcie „cyklu życia” obiektu i konieczność modernizacji systemów co 30 lat

Jest to ważny krok w stronę bardziej ekologicznego i kosztowo efektywnego zarządzania instytucjami kultury.

4. Nowe zasady oceny ryzyka

Wersja z 2024 roku szczegółowo opisuje ryzyka, w tym:

• pożarowe
• wodne (powódź, wody gruntowe, wycieki instalacji)
• sejsmiczne i klimatyczne
• związane z infrastrukturą zewnętrzną (drogi, zakłady, lotniska)
• wynikające z materiałów budowlanych i systemów mechanicznych

Norma wymaga przeprowadzenia kompleksowej i cyklicznej analizy ryzyka, co wcześniej nie było opisane z tak dużą precyzją.

5. Silnie rozbudowany rozdział dotyczący oświetlenia

Nowa norma definiuje konkretne parametry, m.in.:

• maksymalną emisję UV: < 75 µW/lm
• minimalną odległość oświetlenia od zbiorów: 50 cm
• obowiązek stosowania filtrów UV, jeśli źródło przekracza 10 µW/lm
• strefowanie oświetlenia
• stosowanie czujników ruchu
• całkowite wykluczenie światła naturalnego w repozytorium

W praktyce może to oznaczać konieczność wymiany lub repozycjonowania oświetlenia w istniejących obiektach.

6. Bardziej precyzyjne wymagania dla mebli i wyposażenia

Zaktualizowano wytyczne dotyczące:

• materiałów regałów (neutralne chemicznie, stabilne)
• konfiguracji (zapewnienie cyrkulacji powietrza)
• regałów mobilnych (detaliczne wymogi bezpieczeństwa)

Norma kładzie nacisk na to, aby meble były elementem konserwacji prewencyjnej, nie tylko wyposażeniem.

7. Obowiązkowy, ciągły monitoring środowiska

W porównaniu z wersją 2015 norma:

• wymaga stałego monitoringu
• precyzuje częstotliwość pomiarów
• nakazuje trwałe przechowywanie danych
• podkreśla konieczność analizy trendów
• zobowiązuje instytucje do reakcji na odchylenia, nie tylko ich rejestracji

To ważna zmiana organizacyjna — monitoring staje się procesem kluczowym w zarządzaniu zbiorami.

8. Zabezpieczenia instalacji i eliminacja infrastruktury wodnej w repozytorium

Norma podkreśla konieczność maksymalnej separacji:

• instalacji wodnych, kanalizacyjnych i drenażowych
• instalacji przeciwpożarowych opartych na wodzie
• przewodów i rur biegnących przez strefy zbiorów

To bezpośrednia odpowiedź na rosnące ryzyka związane z zalaniami.

9. Nowe podejście do przechowywania w niskiej temperaturze

Załącznik C opisuje nowatorskie podejście do:

• przechowywania materiałów audiowizualnych i fotograficznych w niskich temperaturach
• „czasu poza magazynem” i jego wpływu na degradację
• konieczności projektowania procesu pracy z materiałami mrożonymi

Jest to jedna z najważniejszych zmian dla jednostek z dużymi zbiorami AV.

Co powinna zrobić instytucja, aby dostosować się do normy?
Poniżej lista najważniejszych działań, które jednostka powinna rozważyć:

1. Przeprowadzić audyt budynku i ryzyk

• ocena konstrukcji, szczelności, izolacji
• analiza wód gruntowych i ryzyk środowiskowych

2. Zweryfikować system HVAC i strategię klimatyczną

• czy zapewnia stabilność warunków?
• czy można zmniejszyć zużycie energii?

3. Przeanalizować oświetlenie

• poziom UV
• rozmieszczenie opraw
• strefowanie i czujniki ruchu

4. Sprawdzić meble magazynowe

• materiały
• cyrkulacja powietrza
• bezpieczeństwo regałów mobilnych

5. Wprowadzić ciągły monitoring środowiska

• automatyczny zapis danych
• analiza trendów
• procedury reagowania

6. Opracować pełną dokumentację zarządzania ryzykiem

• scenariusze powodzi, pożaru, awarii systemów

7. Zaplanować modernizację lub adaptację obiektu

• szczególnie w zakresie instalacji wodnych, oświetlenia, izolacji i bezpieczeństwa

Podsumowanie
ISO 11799:2024 to rozszerzona, unowocześniona i bardziej wymagająca norma, której celem jest zapewnienie długoterminowej ochrony zbiorów archiwalnych i bibliotecznych. Aktualizacja uwzględnia współczesną wiedzę konserwatorską, technologiczną i budowlaną.
Instytucje wdrażające nowy standard muszą patrzeć na ochronę zbiorów nie tylko jako na zadanie konserwatorskie, lecz także inżynieryjne, organizacyjne i energetyczne. W efekcie norma staje się narzędziem, które podnosi jakość zarządzania zasobami oraz bezpieczeństwo dziedzictwa kulturowego.