Stowarzyszenie Archiwistów Polskich
Home      Działalność usługowa   Aktywne archiwum zewnętrzne

Aktywne archiwum zewnętrzne

Zewnętrzne superbezpieczne systemy przechowywania i obsługi dokumentacji tradycyjnej oraz elektronicznej 

Powierzoną naszej pieczy dokumentację przechowujemy we własnych (niedzierżawionych) magazynach archiwalnych, zabezpieczonych najnowocześniejszymi systemami przeciwpożarowymi i antywłamaniowymi. Dokumentację elektroniczną zapisaną na dowolnych nośnikach danych przechowujemy w specjalistycznych szafach ognioodpornych posiadających atest odporności pożarowej VDMA 24991/EN 1041-1. Dokumentacja może być udostępniona na miejscu (w odpowiednio przygotowanym pomieszczeniu), dostarczana bezpośrednio do siedziby Klienta w ciągu dwóch godzin od momentu zamówienia lub też przesyłana drogą elektroniczną. Wszelkie udostępnienia akt rejestrowane są w komputerowej bazie danych. Wszyscy nasi pracownicy zobowiązani są do zachowania tajemnicy służbowej, handlowej i państwowej. Powierzoną naszej pieczy dokumentację ubezpieczamy w Towarzystwie Ubezpieczeniowym „Warta”.

Odbiór dokumentów od klienta

  • dostarczenie pustych pojemników archiwizacyjnych do klienta
  • umówienie dogodnego dla klienta terminu odbioru dokumentów
  • odbiór dokumentów w dowolnym miejscu na terenie całego kraju
  • ewentualne zaplombowanie pojemników w celu utajnienia ich zawartości
  • sporządzenie i podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcia akt

Katalogowanie dokumentów

  • uzgodnienie z klientem optymalnej formy ewidencji akt
  • ustalenie szczegółowości ewidencyjnej oraz kryteriów wyszukiwania dokumentów w bazie danych Stowarzyszenia
  • ustalenie obowiązkowego czasu przechowywania akt w archiwum

Umieszczanie w archiwum, rejestracja

  • zastosowanie kodów kreskowych w systemie zarządzania archiwum
  • rejestracja pojemników z aktami w systemie magazynowych Stowarzyszenia (określenie położenia pojemnika w archiwum)
  • wprowadzenie informacji o zawartości pojemnika do bazy danych Stowarzyszenia
  • przesłanie klientowi potwierdzenia zarejestrowania dokumentów w archiwum

Udostępnianie dokumentacji (24 godziny na dobę)

  • dostarczanie do siedziby firmy wskazanego pojemnika z aktami lub wybranych akt
  • nieodpłatne udostępnianie akt na miejscu w specjalnie wyposażonym pomieszczeniu (kserokopiarka, skaner, komputer)
  • przesyłanie zeskanowanych obrazów dokumentów drogą elektroniczną
  • przesyłanie kopii dokumentów drogą faksową

Niszczenie dokumentów

  • przesyłanie do klienta wykazu przeterminowanych dokumentów do wybrakowania w celu uzyskania jego akceptacji
  • przygotowanie dokumentacji wymaganej do wszczęcia formalnej procedury niszczenia akt
  • zniszczenie dokumentacji
  • potwierdzenie wykonania usługi

Zabezpieczenie

  • systemy sygnalizacji włamania i napadu
  • systemy sygnalizacji pożarowej
  • 24 godzinny monitoring oraz ochrona fizyczna
  • system telewizji przemysłowej
  • rejestrowana kontrola dostępu do pomieszczeń archiwum
  • polisa ubezpieczeniowa z szerokim pokryciem odpowiedzialności cywilnej za szkody w mieniu przechowywanym jak również odpowiedzialności cywilnej kontraktowej
  • komputerowa kontrola udostępnień

Usługi dodatkowe

  • przechowywanie elektronicznych nośników danych w ognioodpornych szafach
  • tworzenie archiwów elektronicznych (skanowanie dokumentów)